Privacybeleid

Dit privacybeleid (het "Beleid") legt uit hoe Commuty SA ("Commuty", "wij", "ons" of "onze") persoonsgegevens verwerkt in het kader van al haar activiteiten waarbij zij optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Dit omvat in het bijzonder: uw bezoek aan onze website www.commuty.com (de "Website"); uw inschrijving voor onze nieuwsbrief of uw verzoek om andere documenten te verkrijgen (zoals casestudy's of whitepapers); het indienen van een contact- of demo-aanvraagformulier; uw registratie voor of deelname aan een van onze webinars of evenementen; ons gebruik van professionele contactgegevens voor business-to-business prospectie; en uw interacties met ons op sociale media.

Dit beleid is van toepassing wanneer Commuty optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, d.w.z. wanneer Commuty de doeleinden en middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens bepaalt. Het heeft geen betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van eindgebruikers van de Commuty-applicatie voor werkplekbeheer (de "App"), die wordt geregeld door een afzonderlijk document, de Privacyverklaring voor de Applicatie, die beschikbaar is in ons Helpcentrum, en waarbij Commuty doorgaans optreedt als verwerker in opdracht van haar klanten.

Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (de "Algemene Verordening Gegevensbescherming" of "AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie we zijn

Commuty is een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, met haar maatschappelijke zetel te Rue Louis de Geer 6, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, België, ingeschreven in het rechtspersonenregister van Waals-Brabant onder ondernemingsnummer 0556.631.530.

Commuty heeft een functionaris voor gegevensbescherming ("DPO") aangesteld, die kan worden gecontacteerd via privacy@commuty.com voor vragen met betrekking tot dit beleid of de manier waarop Commuty uw persoonsgegevens verwerkt.

2. Toepassingsgebied van dit beleid

Dit beleid is van toepassing op persoonsgegevens die worden verzameld:
‍- Via uw bezoek aan en gebruik van de Website (www.commuty.com), inclusief alle bijbehorende landings- of campagnepagina's, die altijd op het domein commuty.com staan (direct of via een subdomein);
- Wanneer u zich abonneert op de Commuty-nieuwsbrief of verzoekt om andere documenten te verkrijgen (zoals casestudy's of whitepapers);
- Wanneer u een contact- of demo-aanvraagformulier indient;
- Wanneer u zich registreert voor, of deelneemt aan, een Commuty-webinar of -evenement;
- Wanneer we uw professionele contactgegevens verkrijgen uit openbaar beschikbare zakelijke bronnen of prospectieleveranciers voor business-to-business outreach, waar deze activiteit wordt uitgevoerd;
- Wanneer u communiceert met Commuty op sociale media.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we en waarom

De persoonsgegevens die we over u verzamelen, en het doel en de rechtsgrond voor de verwerking ervan, hangen af van hoe u met ons communiceert.

3.1 Algemene bezoekers van de Website

Wanneer u de Website bezoekt, verzamelen we automatisch bepaalde technische informatie via cookies en soortgelijke technologieën (bijv. IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, tijd doorgebracht op de Website, verwijzende website).

Doel: de Website beheren, beveiligen en verbeteren, en het publiek ervan meten.

Rechtsgrond: uw toestemming, waar vereist voor niet-essentiële cookies, of ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat de Website correct en veilig functioneert (voor strikt noodzakelijke cookies).

Gedetailleerde informatie over de gebruikte cookies, hun doel en duur, en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, is beschikbaar in ons Cookiebeleid.

3.2 Contactformulier

- Gegevens: e-mailadres, telefoonnummer, voor- en achternaam, land, of u al klant bent bij Commuty, de organisatie die u vertegenwoordigt (indien gevraagd), de reden voor uw vraag en eventuele opmerkingen in vrije tekst die u verstrekt;

- Doel: uw verzoek identificeren en beantwoorden, het doorsturen naar het juiste team, een overzicht bijhouden van onze communicatie en, waar relevant, elke daaruit voortvloeiende precontractuele of contractuele relatie beheren;

- Rechtsgrond: de stappen die op uw verzoek zijn ondernomen voorafgaand aan het sluiten van, of ter uitvoering van, een overeenkomst (Art. 6.1(b) AVG), of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen wanneer er geen overeenkomst is.

3.3 Aanvraagformulier voor een demo

- Gegevens: e-mailadres, telefoonnummer, voor- en achternaam, land, de organisatie die u vertegenwoordigt (indien gevraagd), de uitdagingen waar u voor staat en eventuele opmerkingen in vrije tekst die u verstrekt;

- Doel: het organiseren van een productdemonstratie en het opvolgen met relevante commerciële informatie;

- Rechtsgrond: de stappen die op uw verzoek zijn ondernomen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (Art. 6.1(b) AVG), of ons gerechtvaardigd belang bij het voeren van commerciële prospectie bij professionele contacten.

Beide formulieren worden weergegeven op de website, maar worden gehost en verwerkt door onze aanbieder voor formulieren en marketingautomatisering (zie sectie 6); de gegevens die u via deze formulieren indient, worden rechtstreeks naar die aanbieder verzonden en worden niet door onze websitehostingprovider opgeslagen, afgezien van de technische verzoeklogs die in sectie 6 worden beschreven.

3.4 Marketing en evenementen

- Gegevens kunnen omvatten: naam en e-mailadres, professionele contactgegevens, organisatie die zij vertegenwoordigen, functietitel, communicatievoorkeuren, informatie over registratie en aanwezigheid bij evenementen of webinars, en informatie over downloads van nieuwsbrieven/whitepapers of bronnen (en, voor klanten die buiten de website zijn geabonneerd, professionele contactgegevens die Commuty al in het kader van de commerciële relatie bezit);

- Doel: u nieuws, updates en marketingcommunicatie sturen over de producten en diensten van Commuty; gevraagde documenten verstrekken; registratie, aanwezigheid en opvolging van webinars of evenementen beheren; en, afzonderlijk, waar relevant, daaropvolgende marketingcommunicatie sturen met betrekking tot de producten, diensten en evenementen van Commuty;

- Rechtsgrondslag: uw toestemming voor de nieuwsbrief en andere marketingcommunicatie waar toestemming vereist is, die u op elk moment kunt intrekken door de afmeldlink in elke communicatie te gebruiken of door contact met ons op te nemen via privacy@commuty.com, en ons gerechtvaardigd belang bij het beheren van B2B-evenementen, het beheren van aanwezigheid, het verstrekken van gevraagde documenten en het opvolgen van relevante professionele contacten over de producten, diensten en evenementen van Commuty.

3.5 Sociale media

Commuty onderhoudt een professionele aanwezigheid op LinkedIn. Wanneer u daar interactie met ons heeft (bijv. door onze pagina te volgen, te reageren of ons een bericht te sturen), kunnen wij de gegevens verwerken die zichtbaar zijn in die interactie.
- Doel: reageren op uw berichten of opmerkingen, de betrokkenheid bij onze pagina en inhoud analyseren, en de producten, diensten en evenementen van Commuty promoten;
- Rechtsgrondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van een online aanwezigheid, het communiceren met ons publiek, het begrijpen hoe onze inhoud presteert, het promoten van onze producten, diensten en evenementen, en het beschermen van onze reputatie en de veiligheid van onze accounts.

Wanneer u interactie heeft met de pagina van Commuty op een socialemediaplatform, verwerkt dat platform (bijv. LinkedIn) uw gegevens ook als onafhankelijke, en in sommige gevallen gezamenlijke, verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen doeleinden (inclusief zijn eigen advertentie- en publieksmeetsystemen), onder zijn eigen privacybeleid. Wij nodigen u uit om het privacybeleid van het betreffende platform te raadplegen voor meer informatie.

3.6 Naleving van wet- en regelgeving

Wij kunnen persoonsgegevens die via de website zijn verzameld ook verwerken om te voldoen aan onze eigen wettelijke, boekhoudkundige, fiscale en andere reglementaire verplichtingen — bijvoorbeeld het bewaren van factuurgegevens gedurende de wettelijk vereiste periode, of het reageren op een rechtmatig verzoek van een bevoegde autoriteit.

Rechtsgrondslag: wettelijke verplichting (art. 6.1(c) AVG). Deze verwerking vereist uw toestemming niet en hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt op basis van sectie 10 hieronder.

4. Cookies

De website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën. Details over de categorieën gebruikte cookies, hun respectieve doeleinden, bewaartermijnen en hoe u uw toestemming kunt beheren of intrekken, staan vermeld in ons cookiebeleid, dat beschikbaar is op de website.

5. Maken wij gebruik van kunstmatige intelligentie?

Sommige van de in sectie 3 genoemde tools voor marketingdata-verrijking en prospectie kunnen gebruikmaken van kunstmatige intelligentie om openbaar beschikbare professionele informatie over potentiële zakelijke contacten te identificeren of te ordenen. Kunstmatige intelligentie wordt niet gebruikt om besluiten te nemen die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen zonder menselijke tussenkomst, en dergelijke geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG vindt niet plaats op de website.

Ons team behoudt het toezicht op de informatie die door deze tools wordt geproduceerd en zal deze beoordelen, corrigeren of verwijderen voordat deze wordt gebruikt voor verdere benadering, in overeenstemming met dit privacybeleid.

6. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens

Wij verlenen uitsluitend toegang tot uw persoonsgegevens aan personen die deze nodig hebben in het kader van hun functie, en aan de volgende categorieën ontvangers:
- Medewerkers van Commuty die betrokken zijn bij verkoop, marketing of klantenondersteuning;
- Onze aanbieder voor formulieren en marketingautomatisering, die onze contact- en demo-aanvraagformulieren host en verwerkt, en onze nieuwsbrief beheert (inschrijvingen, opt-in-gegevens en toekomstige verzendingen);
- Onze aanbieder voor webinarhosting, die webinarinschrijvingen, herinnerings- en vervolg-e-mails, evenals de webinaruitzending zelf host;
- Onze websitehostingprovider, die technisch de pagina's van de website serveert en in die hoedanigheid de IP-adressen en opgevraagde URL's van bezoekers verwerkt als onderdeel van standaard webserverlogs — onze hostingprovider ontvangt of verwerkt niet de inhoud van de contact- of demoformulieren zelf; deze gaan rechtstreeks naar onze aanbieder voor formulieren en marketingautomatisering;
- Aanbieders van webanalyse en publieksmeting, voor het meten van websiteverkeer en technische monitoring;
- Aanbieders van tools voor marketingdata-verrijking en prospectie, die uitsluitend worden gebruikt op professionele contactgegevens van prospects en vertegenwoordigers van organisaties (nooit op de eindgebruikersgegevens van onze klanten), om professionele informatie die is verkregen van u, uw organisatie, openbare professionele profielen of interacties bij evenementen te verifiëren, aan te vullen of bij te werken, en om de nauwkeurigheid en relevantie van onze commerciële benadering te verbeteren.

Elk van deze dienstverleners treedt op als verwerker namens ons en is contractueel gebonden om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op basis van onze gedocumenteerde instructies en om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen, in overeenstemming met artikel 28 van de AVG. De specifieke tools die binnen elke categorie worden gebruikt, kunnen van tijd tot tijd wijzigen als onderdeel van onze normale bedrijfsvoering; dit vereist op zichzelf geen update van dit beleid, op voorwaarde dat het doel en de categorie van de verwerking hetzelfde blijven.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is, of in het kader van een fusie, overname of overdracht van activa.

Sommige aanbieders, zoals sociale mediaplatforms, kunnen optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken voor een deel van hun verwerking: in dat geval zijn ook hun eigen privacyvoorwaarden van toepassing.

7. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van de dienstverleners waarnaar in Sectie 6 wordt verwezen, kunnen zich buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") bevinden of persoonsgegevens buiten de EER doorgeven. Wanneer dit het geval is, maken wij gebruik van een passend mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, inclusief het EU-U.S. Data Privacy Framework ("DPF") voor gecertificeerde Amerikaanse organisaties, door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen of een andere passende waarborg die wordt erkend onder Hoofdstuk V van de AVG.

U kunt contact met ons opnemen via privacy@commuty.com voor meer informatie over deze doorgiften, inclusief de identiteit van de specifieke ontvanger en het betreffende land.

8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

- Website-logs en strikt noodzakelijke cookiegegevens: voor de periode die nodig is om de website te beheren, te beveiligen en problemen op te lossen, en in ieder geval niet langer dan 12 maanden, tenzij een langere periode vereist is om een beveiligingsincident te onderzoeken of aan een wettelijke verplichting te voldoen;
- Cookie- en analytische gegevens: voor de perioden vermeld in het cookiebeleid en zoals weergegeven in uw cookievoorkeuren;
- Nieuwsbriefabonnees: totdat u zich uitschrijft, of na 3 jaar inactiviteit (d.w.z. geen interactie met onze communicatie), afhankelijk van wat zich het eerst voordoet;
- Inzendingen via contact- en demoformulieren, downloads van whitepapers en andere uitgaande marketing-/prospectieactiviteiten: 3 jaar na uw laatste interactie met Commuty;
- Interacties op sociale media: zolang de interactie zichtbaar blijft op het betreffende platform of totdat u deze verwijdert, onderworpen aan de eigen bewaarregels van het platform, en niet langer dan 3 jaar na uw laatste interactie met Commuty wanneer wij de interactie afzonderlijk registreren.

Deze termijnen kunnen worden verlengd wanneer dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke, boekhoudkundige of verjaringstermijnverplichting, of worden verkort op uw verzoek in overeenstemming met Sectie 10 ("Uw rechten"), voor zover de AVG ons dit toestaat of vereist.

9. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Commuty implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of vernietiging, rekening houdend met de aard van de gegevens en de risico's die ermee gepaard gaan.

10. Uw rechten

In overeenstemming met de AVG hebt u de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke over u verwerken:
- Recht op inzage in uw persoonsgegevens;
- Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
- Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden"), in de gevallen waarin de AVG voorziet;
- Recht op beperking van de verwerking;
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens;
- Recht om bezwaar te maken tegen verwerking, in het bijzonder verwerking voor directmarketingdoeleinden of op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking daarvan.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via privacy@commuty.com. Wij zullen binnen de door de AVG vereiste termijnen op uw verzoek reageren. We kunnen u vragen om informatie die nodig is om uw identiteit te verifiëren en uw verzoek te verwerken.

Deze website is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar en Commuty verzamelt niet bewust persoonsgegevens van deze personen.

11. Klachten

Indien u van mening bent dat uw rechten niet zijn gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd aan de Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België (instructies zijn beschikbaar op hun website: https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

12. Wijzigingen in dit beleid

Commuty kan dit beleid van tijd tot tijd bijwerken, met name om wijzigingen in onze praktijken of in de toepasselijke wetgeving te weerspiegelen. De datum van de laatste update staat bovenaan dit beleid vermeld. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

13. Contact

Voor vragen over dit beleid of de manier waarop Commuty uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met:

- E-mail: privacy@commuty.com
- Postadres: Commuty SA, ter attentie van de Data Protection Officer, rue Louis de Geer 6, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, België